INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
GINA Software s.r.o.

Společnost GINA Software s.r.o. zpracovává osobní údaje v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES, (dále jen „GDPR“) a v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Tyto Informace o zpracovávání osobních údajů (dále jen „Informace“) bude GINA v případě potřeby aktualizovat. Aktuální verze Informací bude vždy dostupná na internetové stránce www.ginasystem.com a v sídle společnosti.

Vzhledem k charakteru poskytovaných služeb vystupuje GINA ve vztahu k některým osobním údajům v pozici

správce, v jiných případech v pozici zpracovatele osobních údajů, jak je popsáno níže.

​

1. ZÁKLADNÍ INFORMACE

GINA Software s.r.o., IČO 29254191, se sídlem Purkyňova 649/127, Medlánky, 612 00 Brno, společnost zapsaná v obchodním rejstříku u Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka 68585.

Telefonní kontakt: + 420 773 837 291

E-mailový kontakt: prochazka@ginasystem.com

GINA nejmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů, neboť není povinnou osobou dle čl. 37 GDPR.

PŘEDÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ MIMO EVROPSKOU UNII

GINA nepředává osobní údaje do třetích zemí, ani mezinárodním organizacím ve smyslu čl. 44 a násl. GDPR.

DOZOROVÝ ÚŘAD

Dozorovým úřadem je nezávislý orgán veřejné moci příslušný k ochraně osobních údajů v daném státě. Dozorovým úřadem v místě sídla GINA je Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail: posta@uoou.cz, tel.: +420 234 665 125.

2. GINA JAKO SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

GINA vystupuje v pozici správce osobních údajů zejména ve vztahu k osobním údajům:

• dodavatelů GINA (jsou-li fyzickými podnikajícími osobami) a fyzických osob zastupující dodavatele

GINA,

• fyzických osob zastupující odběratele GINA,

• návštěvníků webových stránek www.ginasystem.com

• svých zaměstnanců (informace pro zaměstnance o zpracovávání osobních údajů jsou uvedeny ve vnitropodnikových předpisech).

​

ÚČEL ZPRACOVÁNÍ A KATEGORIE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

GINA zpracovává osobní údaje v rozsahu nezbytném pro naplnění níže uvedených účelů.

− Za účelem plnění smlouvy a plnění právních povinností (zejména vzájemná komunikace, dodání produktů GINA, vedení účetnictví, vystavování a evidence daňových dokladů) GINA zpracovává následující osobní údaje:

• Základní osobní identifikační údaje a adresní údaje (akademický titul, jméno a příjmení, název obchodní firmy, rodné číslo, IČO, DIČ, adresa trvalého pobytu, adresa sídla nebo místa podnikání, fakturační adresa, identifikační údaje zástupce odběratele nebo kontaktní osoby, identifikační údaje plátce vyúčtování, bankovní spojení, smlouva a podpis)

• Kontaktní údaje (kontaktní telefonní číslo, kontaktní e-mail)

• Údaje z komunikace mezi GINA a odběratelem, pří. jeho zástupcem

−  GINA dále zpracovává údaje, které získá od návštěvníků jejich webových stránek (zejména na účelem analýzy návštěvnosti webové stránky): IP adresa, příp. jiné online identifikátory.

− V případě, že má GINA v úmyslu zpracovávat jiný osobní údaj, než je uvedený v této části Informací, případně pro jiné účely, může tak činit pouze na základě platně uděleného souhlasu se zpracováním osobních údajů. Souhlas se zpracováním osobních údajů uděluje subjekt údajů na samostatné listině.

−  Pokud jste mladší 15 let a chcete nám udělit souhlas se zpracováním vašich osobních údajů, požádejte prosím vašeho zákonného zástupce o schválení, a to ještě předtím, než nám poskytnete vaše osobní údaje. Bez takového schválení nejste oprávněni nám vaše osobní údaje poskytnout.

GINA nezpracovává žádné osobní údaje, které lze zařadit mezi zvláštní kategorii (tzv. citlivé údaje) ve smyslu čl. 9 GDPR. GINA zároveň nezpracovává osobní údaje týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činů ve smyslu čl. 10 GDPR.

DOBA TRVÁNÍ ZPRACOVÁVÁNÍ ÚDAJŮ

Osobní údaje zpracovávané pro plnění povinností, které vyplývají ze zvláštních právních předpisů, GINA zpracovává po dobu stanovenou těmito právními předpisy.

Pro ochranu oprávněných zájmu GINA zpracovává GINA osobní údaje po dobu nezbytnou k uplatnění těchto práv.

Je-li osobní údaj zpracováván na základě souhlasu, GINA provádí zpracování pouze po dobu, na kterou je souhlas udělen.

​

3. GINA JAKO ZPRACOVATEL OSOBNÍCH ÚDAJŮ

GINA poskytuje svým odběratelům datový prostor pro účely uložení dat prostřednictvím systémů GINA. Součástí dat odběratelů jsou osobní údaje pracovníků odběratelů. Ve vztahu k osobním údajům, které odběratelé uloží prostřednictvím systémů GINA na servery GINA (popř. u dalších zpracovatelů GINA – viz část příjemci osobních údajů níže), vystupuje GINA v pozici zpracovatele osobních údajů. Správcem těchto osobních údajů je odběratel.​

​

UPOZORNĚNÍ

Systémy GINA jsou určeny mj. pro použití ve společnostech a organizacích. Pokud odběratel zpracovává osobní údaje svých pracovníků prostřednictvím systémů GINA, s dotazy ohledně ochrany osobních údajů se pracovníci odběratele musí obracet na odběratele, neboť ten je v pozici správce osobních údajů. GINA nezodpovídá za zásady ochrany osobních údajů nebo postupy používané odběrateli, které se mohou lišit od těchto Informací.

​

ÚČEL ZPRACOVÁNÍ A NAKLÁDÁNÍ S DATY

GINA neprovádí s daty odběratele jakékoliv operace, vyjma jejich uložení na serverech GINA (popř. u dalších zpracovatelů GINA – viz část příjemci osobních údajů níže), zejména do nich nezasahuje, nepozměňuje je, nezpřístupňuje ani je nepředává třetím osobám. Jediným účelem nakládání s těmito osobními údaji je jejich uchovávání, možnost zpřístupnění odběrateli a další účely uvedené v části IV. těchto Informací (oprávněné zájmy GINA).

 TYP ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje, které Odběratel do systémů GINA nahraje. Jedná se zejména o:

−  Základní osobní identifikační údaje a adresní údaje (akademický titul, jméno a příjmení)

−  Kontaktní údaje (kontaktní telefonní číslo, kontaktní e-mail)

−  Provozní údaje a lokalizační údaje (volající číslo, volané číslo, adresa datového spojení (např. IP adresa nebo URL adresa), datum a čas uskutečnění spojení, IMEI koncového zařízení, doba trvání spojení, číslo, název a umístění koncového bodu sítě, typ přístupu k internetu, GPS poloha, kvalita signálu, verze systému, stav koncového systému)

−  Ostatní údaje generované v souvislosti s poskytováním služeb

−  Údaje z komunikace mezi GINA a odběratelem, pří. jeho zástupcem

KATEGORIE SUBJEKTŮ ÚDAJŮ, JEJICHŽ OSOBNÍ ÚDAJE BUDOU ZPRACOVÁVÁNY

Pracovníci odběratele

DOBA TRVÁNÍ ZPRACOVÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

GINA zpracovává osobní údaje uložené odběratelem na servery GINA po dobu určenou na základě individuální smlouvy s odběratelem, nejdéle však po dobu trvání smluvního vztahu s odběratelem. GINA po uplynutí individuálně ujednané lhůty od ukončení smluvního vztahu s odběratelem smaže veškerá data odběratele, včetně osobních údajů, které ke dni ukončení jsou uloženy na serverech GINA nebo jiných nosičích dat.

​

4.DALŠÍ INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje GINA nepředává žádným jiným správcům.

Osobní údaje zpracovávané pro plnění povinností vyplývajících ze zvláštních právních předpisů GINA předává orgánům státní správy či jiným příslušným úřadům pouze v případech, kdy mu tak ukládá zákon.

GINA využívá následující zpracovatele osobních údajů:

​

Zpracování osobních údajů mohou pro GINA provádět zpracovatelé výhradně na základě smlouvy o zpracování osobních údajů, tzn. s garancemi organizačně-technického zabezpečení těchto dat s vymezením účelu zpracování, přičemž zpracovatelé nesmí použít osobní údaje k jiným účelům.

OPRÁVNĚNÉ ZÁJMY GINA

GINA zpracovává osobní údaje mimo jiné též pro účely svých vnitřních a oprávněných potřeb. V souvislosti s tím GINA informuje subjekty údajů, že takové zpracování se děje především pro:

−    ochranu práv a právem chráněných zájmů GINA, oprávněných příjemců nebo jiných příslušných osob, např. pro vymáhání pohledávek;

−    vnitřní potřeby, zejména optimalizace a další vývoj systémů GINA (v tomto případě GINA osobní údaje anonymizuje);

−    bezpečnost – ochrana fyzického majetku a dat.

VAŠE PRÁVA V SOUVISLOSTI S OCHRANOU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V souvislosti s ochranou osobních údajů máte následující práva. Pokud budete chtít některého z těchto práv využít, prosím, kontaktujte GINA prostřednictvím kontaktního e-mailu.

Na výkon těchto práv se v některých případech vztahují určité výjimky, a proto je nemusí být možné uplatnit ve všech situacích.

Bude-li vaše žádost shledána oprávněnou, GINA přijme požadovaná opatření bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce (v důvodných případech však může GINA tuto lhůtu prodloužit až o další dva měsíce).

− Právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR): Máte právo získat od GINA potvrzení, zda vaše osobní údaje jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům a k informacím uvedeným v čl. 15 GDPR. Zároveň máte právo získat kopii zpracovaných osobních údajů. Za další kopie vám GINA může účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady.

−  Právo na opravu osobních údajů (čl. 16 GDPR): Máte právo na to, aby GINA bez zbytečného odkladu opravila vaše nepřesné osobní údaje, příp. doplnila neúplné osobní údaje.

− Právo na výmaz osobních údajů (čl. 17 GDPR): Máte právo na to, aby GINA bez zbytečného odkladu vymazala vaše osobní údaje v případech stanovených v čl. 17 GDPR. Právo na výmaz se neuplatní, pokud je zpracování nezbytné pro splnění právních povinností, pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků a v dalších případech stanovených v GDPR.

− Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR): Máte právo na to, aby GINA omezila zpracování, v kterémkoli z těchto případů: a) popíráte přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby GINA mohla přesnost osobních údajů ověřit; b) zpracování je protiprávní a odmítáte výmaz osobních údajů a žádáte místo toho o omezení jejich použití; c) GINA již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků; d) vznesl jste námitku proti zpracování, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody GINA převažují nad vašimi oprávněnými důvody.

− Právo na informace ohledně opravy nebo výmazu osobních údajů nebo omezení zpracování (čl. 19 GDPR) GINA je povinna oznamovat jednotlivým příjemcům, jimž byly osobní údaje zpřístupněny, veškeré opravy nebo výmazy osobních údajů nebo omezení zpracování, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Pokud o to požádáte, GINA vás informuje o těchto příjemcích.

− Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR): Bude-li to technicky proveditelné, máte právo získat vaše osobní údaje a předat tyto údaje jinému správci.

− Právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování (čl. 22 GDPR): Při zpracování osobních údajů zaměstnanců GINA neprovádí automatizované individuální rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR.

− Právo být informován v případě porušení zabezpečení osobních údajů (čl. 33 GDPR): Pokud je pravděpodobné, že určitý případ porušení zabezpečení osobních údajů bude mít za následek vysoké riziko pro vaše práva a svobody, oznámí vám GINA toto porušení bez zbytečného odkladu.

− Právo podat stížnost u dozorového úřadu: Pokud se domníváte, že GINA nezpracovává vaše osobní údaje zákonným způsobem, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, jehož kontaktní údaje jsou uvedeny v části I. těchto Informací.

Budeme moc rádi, pokud se nejprve obrátíte na GINA. GINA provede vše, co je v jejích silách, aby napravila závadný stav a vaše osobní údaje zpracovávala zákonných způsobem.

− Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů: V případě, že GINA zpracovává některý z osobních údajů na základě souhlasu, máte právo svůj souhlas se zpracováním osobních údajů kdykoliv písemně odvolat, a to zasláním nesouhlasu se zpracováním osobních údajů na kontaktní e-mailovou adresu. Odvoláním souhlasu není dotčeno zpracování osobních údajů v případech, kdy není vyžadován souhlas.

− Právo vznést námitku proti zpracování (čl. 21 odst. 1 GDPR): Máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, které GINA zpracovává z důvodu oprávněného zájmu. GINA v takovém případě osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

− Právo vznést námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu (čl. 21 odst. 2 GDPR): Pokud GINA zpracovává vaše osobní údaje pro účely přímého marketingu, máte právo kdykoli vznést námitku proti takovému zpracování. GINA v takovém případě osobní údaje dále nezpracovává.

​

MLČENLIVOST

Dovolujeme si Vás ujistit, že zpracovatelé osobních údajů, se kterými GINA spolupracuje, a zaměstnanci GINA, jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení vašich osobních údajů.​​